AI Companion Guide AI

How an AI note taker helps you save time and stay focused

Learn the benefits of using AI to transcribe meetings and summarize information, so you can automate note taking with ZoomMate.

8 minuters läsning

Publicerad den 21 november 2023

Leende kvinna sitter vid en laptop på ett kontor.

I denna blogg

01 Hur AI-anteckningsapparater fungerar - Jumplink to Hur AI-anteckningsapparater fungerar
02 Varför ska du använda en AI-antecknare under mötet? - Jumplink to Varför ska du använda en AI-antecknare under mötet?
03 Använda AI Companion, Mina anteckningar och mötessammanfattningar för personliga anteckningar - Jumplink to Använda AI Companion, Mina anteckningar och mötessammanfattningar för personliga anteckningar

Robin Bunevich

Chef för produktmarknadsföring, Zoom AI

Robin Bunevich är produktmarknadschef på Zoom. Hon ansvarar för produktmarknadsföring och strategi för Zoom AI. Efter tre år som ledare för marknadsföring av Zooms Event Solution-produkter och lansering av en av de snabbast växande produkterna på Zoom, Zoom Events, fokuserar hon nu på att hjälpa organisationer att smidigt införliva AI i sina arbetsflöden. Innan Zoom drev hon marknadsföring för liveevenemang på The New York Times och spelade en avgörande roll i att hjälpa organisationen att gå över till ett helt virtuellt evenemangsprogram i mars 2020. På Zoom använder Robin sin över 15 år långa erfarenhet av marknadsföring och reklam för att öka medvetenheten om och införandegraden av Zooms AI-lösningar.

If you’ve ever been assigned to take notes in a meeting, you know the struggles. You’re trying to write down what every person said accurately, but if your attention shifts for just a moment, you might miss an important detail. It’s harder to participate in the discussion fully if you’re occupied with listening and typing. Then after your meeting, you need to clean up your notes, capture crucial next steps, and send your summary to the rest of the team. All these tasks eat away at your ability to be productive and can stop collaboration in its tracks. But help is at hand: an AI note taker is just the tool you need.

Many people are turning to AI meeting apps and tools to automate note taking and summarize meeting information. It’s like having an AI assistant by your side during meetings, taking notes, and keeping track of discussion items so you can focus on the conversation. Not to mention, having a meeting summary with key points to refer back to makes writing that follow-up email much easier.

See how you can benefit from an AI note taking tool — and why it just might become your new best friend in meetings.

Generativa AI-modeller är kanske mest kända för att generera meddelanden baserat på en uppmaning, men de är också bra på att sammanfatta information. De använder NLP (Natural Language Processing) för att sammanfatta längre meddelanden till korta sammanfattningar som innehåller viktiga punkter i texten.

En AI-antecknare transkriberar samtalet under ett möte och använder avskriften som textinmatning för att skapa en mötessammanfattning av vad som diskuterades på mötet. Många anteckningsappar identifierar också viktiga punkter och kommande åtgärder utifrån samtalets kontext.

Vissa AI-anteckningsappar kräver en fullständig inspelning av ett möte för att generera en mötessammanfattning. Om du inte vill att mötet ska spelas in kan du leta efter ett verktyg där det inte krävs – till exempel kan Zoom AI Companion generera en mötessammanfattning utan att spela in mötet.

Att anteckna under möten och dela anteckningar och åtgärdspunkter med kollegor efteråt kan ta en hel del tid i anspråk på jobbet. I en undersökning av Morning Consult* från 2023 uppgav nästan 75 % av teamledarna att de utför dessa uppgifter minst ett par gånger i veckan, och 48 % av de tillfrågade ledarna uppgav att de ägnar mer tid än de vill åt att anteckna.

Med hjälp av en AI-antecknare kan du spara tid, men det finns även andra fördelar. Här är några av fördelarna med att använda en AI-app för anteckningar:

Du behöver inte längre hålla på med flera saker under mötet

När du antecknar under vissa möten kan det hända att du fokuserar mer på den uppgiften än på vad du kan bidra med till diskussionen. Låt AI-antecknaren göra jobbet, så att du kan delta fullt ut i mötet.

Inga fler missade detaljer

Har du någonsin varit tvungen att lämna ett möte en kort stund och på så vis missat någonting viktigt? En AI-antecknare behöver inte ta pauser, så du kan vara säker på att dina mötessammanfattningar täcker allt. Med vissa verktyg kan du dessutom ställa frågor till anteckningsappen om mötet i realtid. Du behöver inte avbryta samtalet och be någon att upprepa vad som har sagts.

Effektivare användning av tid

Det tar tid att korrekturläsa och organisera dina anteckningar efter varje samtal innan du kan dela dem med andra. AI-drivna mötessammanfattningar är ofta redo att granskas och delas så snart de har genererats, så du kan få ut insikterna till ditt team snabbare. Med vissa verktyg kan du automatisera processen genom att skicka sammanfattningen direkt till deltagarna i ett uppföljningsmejl eller en chatt så snart mötet är över.

Ta igen missade möten

Även om du har ett fullspäckat schema och är dubbelbokad behöver du inte oroa dig. Istället för att be dina kollegor om en uppdatering (och förlita dig på deras anteckningar, som kan vara ofullständiga) kan du låta vissa produkter gå med i möten åt dig – beroende på mötesplattform – och generera en mötessammanfattning som hjälper dig att ta igen det du har missat.

Även om AI Companion har levererat pålitliga och korrekta AI-mötessammanfattningar är anteckningsfunktionen i AI Companion på väg att bli ännu bättre tack vare Mina anteckningar, som ger dig möjlighet att ta med en personlig antecknare till tredjepartsmöten, Zoom-möten och personliga möten. Med Mina anteckningar kan du göra egna anteckningar medan mötet pågår – AI Companion kan sedan förstärka dem med en mötesavskrift så att du får en ännu mer fullständig bild av mötet.

Om du har en berättigad betald Zoom-plan har du redan tillgång till AI Companion (och om du inte har någon berättigad plan kan du uppgradera idag). Det kan hända att du måste be din Zoom-administratör att aktivera vissa funktioner.

Tänk på hur du kan använda AI Companion för att ta anteckningar före, under och efter dina möten:

Få ut mesta möjliga av din tid efter ett möte

Efter att mötet är avslutat hjälper AI Companion dig att omvandla anteckningar till användbara insikter och organiserat arbete.

Detaljerade sammanfattningar utan inspelning: Mina anteckningar genererar sammanfattningar direkt från avskriften, organiserade utifrån vilket ämne som är viktigast för dig.
Ingen inspelning krävs: Håll samtalen privata samtidigt som du fångar upp det som diskuteras och vem som har sagt vad.

Viktiga funktioner som hjälper dig att arbeta snabbare

Skapa ett Zoom Doc utifrån mötessammanfattningen för att organisera diskussionsämnen, åtgärdspunkter och nästa steg. Färdiga mötesmallar hjälper dig att formatera dokumentet utifrån mötets typ – projektuppdateringar, brainstormingsessioner eller team-incheckningar.
Använd personliga arbetsflöden för att automatisera vardagliga uppgifter som att schemalägga uppföljningar eller dela uppdateringar över Zoom Workplace med färdiga mallar som hjälper till att effektivisera repetitiva processer.
Identifiera enkelt nästa steg och prioriteringar från dina mötessammanfattningar. Med sammanfattningar, dokument, chatt och uppgifter som alla är sammankopplade över Zoom Workplace kan du hitta det du behöver och agera direkt.