Zoom Workflow Automation 可讓您為常見任務 (例如回覆聊天訊息) 建立自動化工作流程，幫助您的團隊節省時間。
7 閱讀分鐘
發佈日期 2024年7月9日
想想您在日常工作任務上花費了多少時間，例如傳送週會訊息，或將訊息從一個應用程式複製到另一個應用程式。當您想要進行更有意義的專案時，零碎的一分鐘時間很快就會累積得很可觀。自動化工作流程可以幫助您拿回寶貴的時間。
無論您是忙於處理服務台請求的 IT 管理員，或是從一個應用程式跳到另一個應用程式的資訊工作者，將簡單、常見的業務流程自動化都能幫助您提高效率，最終完成更多工作。
Zoom 工作流程自動化 可輕鬆建立強大的工作流程，簡化您在 Zoom Workplace 和第三方應用程式之間的工作。您也可以在工作流程中加入 AI Companion，從平台擷取資訊和情境，透過為您處理這些小工作來推動行動。
我們將看看它在您的工作日中是什麼樣子，但首先，這裡概述了 Workflow Automation 及其運作原理。
工作流程自動化是指透過在系統之間建立規則或工作流程，使用軟體自動執行特定任務的過程。 這些規則可以是有條件的（一旦滿足特定條件就會觸發 - 想想「如果這樣，那麼那樣」），也可以是有順序的（一旦觸發就會以特定的線性順序完成）。
使用 Zoom Workflow Automation，您可以建立只有一、兩個步驟的簡單工作流程，或是結合條件邏輯、迴圈、延遲和開關的更智慧、更動態的工作流程，毫不費力地引導動作沿著多個路徑進行。 它可讓您自動化 Zoom Workplace 中的常見工作流程，並充分利用 AI Companion 功能。 它還可以使用第三方整合或 webhook 觸發器與 Jira、Google 或 Microsoft 等業務應用程式連線，有助於減少情境切換。
Zoom 工作流程自動化無需專業技術即可輕鬆使用。 從 Zoom Workplace 應用程式的工作流程索引標籤，只需從預先建立的範本開始，然後根據您的特定需求自訂每個步驟。 或者，您可以從頭開始建立工作流程，從可用觸發器清單中選擇，然後視需要將步驟拖放到流程中。
請繼續閱讀，瞭解如何針對您的角色設定工作流程，以自動執行工作流程中的常見任務。
會議中可能充滿許多討論和想法，但一旦談話結束，您該如何要求自己和團隊真正落實？ 工作流程自動化可以在會議結束後，根據 AI Companion 生成的會議摘要自動建立或更新Zoom 文件（或 Google 或 Word 文件），讓您有專屬的空間重新檢視討論主題、擴充想法，並標示同事下一步的步驟。 您甚至可以設定工作流程，在特定聊天頻道中自動與您的隊友分享該文件，讓每個人都能瞭解情況。
If you’re in a billion chat channels but only have a handful you need to be directly involved in, create a daily chat briefing to help you get caught up without being overwhelmed with messages. Schedule a workflow to start at a particular time of day, specify which chat channels you want to summarize and the time range (for example, you can pull messages from the last 24 hours), and add the step to summarize these messages with AI Companion. You can choose to have the summarized text appear in a Zoom doc or send it to a colleague or group via Zoom Chat. After the workflow executes, you can read your chat briefing to get a description of what was talked about, along with links to send you to the original message so you can read or respond.
聊天訊息可能會很快堆積起來，尤其是當您的職位往往會一次又一次收到相同的問題或意見反應時。您可以設定工作流程，為表情符號回應指派可自訂的回應。
例如，如果您在產品設計團隊中，可以將心形表情符號設定為自動回覆正面意見反應並傳送感謝訊息。您可以設定眼鏡表情符號，透過分享產品常見問答集連結來回答常見問題。
如果您一直在等待經理核准重要文件，那麼檢查更新可能既花時間又沒有效率。也許您需要不斷切換標籤以查看他們是否有對文件發表評論，檢查您的電子郵件中是否有新訊息，或者查看您的聊天頻道，檢查您的訊息是否收到了豎起大拇指的回應。
建立一個工作流程，讓您的經理能夠輕鬆核准並讓您隨時瞭解情況。您可以透過向您尋求核准的人指派表情符號 (例如，拇指向上和拇指向下的表情符號) 來做到這一點。然後，您可以建立一個條件來觸發工作流程中的下一步：收到「豎起大拇指」後直接向您傳送訊息，或在使用「豎起大拇指」表情符號時要求更多意見反應。
When something goes wrong, whether it’s an outage or a technical issue, you want your dev ops teams to move quickly to respond. You can set a workflow to trigger from a third-party app to generate a Jira ticket (if you have Jira already) and start a Zoom Chat channel when an incident report is flagged. Based on the type of incident, your workflow can specify which people to include in the channel, so the right team members get pulled in to resolve the issue.
您可以透過 webhooks 觸發工作流程，並結合條件式和順序式工作流程，建立遠超過我們範本的複雜工作流程。 這可讓您與第三方應用程式無縫整合，節省時間，並避免在不同應用程式中建立票單或文件的來回奔波。 您可以自訂這些工作流程，以滿足您的團隊和更廣泛組織的需求。
As a manager, you need to keep track of what your team members have on their plates and know the status of projects in progress. Many managers accomplish this with a weekly check-in, where individual contributors share what they’re working on in Zoom Chat. But that seemingly routine task can be deceptively time-consuming for you and your direct reports — first, you have to remember to send the reminder message, then your team needs to provide their updates, and you might need to ask follow-up questions to get the level of detail you need.
使用 Workflow Automation 自動召開週會可以幫助提高每個人的工作效率。您可以建立一個工作流程，以您選擇的頻率傳送預定訊息，並加入表單，以便您的團隊更輕鬆地回覆正確的訊息。您的每週待辦事項清單上就少了一項！
您可以在工作流程步驟中使用 AI Companion，從團隊的頻道中總結一整周的聊天訊息，並將它們新增到 Zoom 文件中。 從那時開始，您就可以與您的團隊分享該文件，並詢問他們想要將哪些主題加入每週的團隊會議議程。 摘要可以幫助他們記起每天進行的簡短對話，並了解哪些主題可能值得深入討論。
Approving requests for business travel, time off, and expenses can clutter your email inbox and bog down your day with busy work. Workflow Automation can make that process easy and streamlined so you can review and approve these types of requests directly in Zoom Chat.
只需從「休假請求」工作流程範本開始，對其進行自訂以滿足您的需求，然後將工作流程連結發佈到團隊的聊天頻道中 (您甚至可以將其釘選到該頻道，以便每個人都可以輕鬆找到它）。當團隊成員需要您核准請求時，只要填寫表格即可：表格會自動寄送給您進行審核，您簽核之後，他們就會收到通知。
加入混合或遠距團隊的新員工可能很難認識同事並感受到互動感。如果您有全團隊或全部門的聊天頻道，可以設定工作流程來自動介紹新成員。透過建立一個表格供他們填寫，其中包括他們的主要職責、嗜好和興趣，讓事情變得簡單。
Once the new hire fills out the form, it’ll trigger a step that sends a message to the Zoom Chat channel with a short welcome message and introduction. You can also help new hires feel welcome with an automated message sharing key resources, like a link to the team calendar. As always, you can customize these messages to suit your team culture.
工作流程自動化現在可供付費 Zoom 使用者在免費試用期間免費使用(請將您的 Zoom Workplace 應用程式升級至 6.3.10 或更高版本)。管理員和帳戶所有者，您可以在管理入口網站啟用工作流程自動化，為您的工作團隊帶來自動化的好處。請參閱我們的支援頁面，瞭解 如何開始自動化工作流程的詳細資訊 。
加入混合或遠距團隊的新員工可能很難認識同事並感受到互動感。如果您有全團隊或全部門的聊天頻道，可以設定工作流程來自動介紹新成員。透過建立一個表格供他們填寫，其中包括他們的主要職責、嗜好和興趣，讓事情變得簡單。
Once the new hire fills out the form, it’ll trigger a step that sends a message to the Zoom Chat channel with a short welcome message and introduction. You can also help new hires feel welcome with an automated message sharing key resources, like the team calendar. As always, you can customize these messages to suit your team culture.
Workflow Automation 現可供付費 Zoom 使用者在測試期間免費使用。* 管理員和帳戶擁有者，您可以在管理員入口網站中啟用 Workflow Automation，為員工帶來自動化的優勢。請查看我們的支援頁面，以瞭解有關如何開始自動化工作流程的更多資訊。
*註：測試期間可能不是所有地區和垂直產業都能使用。
8 閱讀分鐘
當團隊擁有集中、互聯的空間（例如 Zoom Chat），可以更有效地分享想法、採取行動並確保所有與會者進度一致。
5 閱讀分鐘
查看您的 AI 優先協作平台 Zoom Workplace 如何協助您提升工作日的工作效率。
10 閱讀分鐘
取得我們精選的 Zoom Chat 使用實用技巧，幫助您隨時隨地順暢溝通、輕鬆管理複雜專案，並自動處理日常瑣事——一切都能在同一個多功能平台完成。
