Nasz zespół ds. audytu wewnętrznego szacuje nawet 80% oszczędności czasu poświęcanego na dokumentowanie procesów biznesowych dzięki Zoom Canvas i Zoom Meetings, wspieranych przez Zoom AI Companion.
Opublikowano 9 września 2024
Istnieje duża przepaść między ludźmi, którzy są sceptycznie nastawieni do sztucznej inteligencji (AI), a tymi, którzy są przekonani, że uczyni ona nasze życie nieskończenie łatwiejszym. Aby pomóc wszystkim zrozumieć, w jaki sposób nowa technologia może dopasować się do codziennych przepływów pracy, lubimy prezentować sposoby, w jakie używamy asystenta AI Companion, aby uzyskać lepsze wyniki w krótszym czasie.
We want to walk you through one of our latest process changes by one of our own teams, where we estimate that we were able to reduce our work time by up to 80% by easily converting discussions from a Zoom Meeting to an actual deliverable with Zoom Canvas and AI Companion. While our use case example is one specific team with one specific task, there’s a clear opportunity for people to utilize transcripts and AI Companion to package all of the knowledge and information that happens in Zoom Meetings.
Nasz zespół ds. audytu wewnętrznego pracował nad wykorzystaniem automatyzacji do jednego z naszych bardziej czasochłonnych zadań: pisania opisów procesów, które towarzyszą schematom blokowym procesów jako wymagana dokumentacja dla audytorów wewnętrznych i zewnętrznych w zakresie zgodności z ustawą Sarbanes-Oxley (SOX). Dla tych, którzy nie są zaznajomieni ze zgodnością z SOX, oto krótkie podsumowanie.
Amerykańskie spółki publiczne są zobowiązane do przestrzegania amerykańskiej ustawy Sarbanes-Oxley Act (SOX Act) z 2001 r., która wymaga zgodności z autorytatywnymi wytycznymi określonymi przez Komisję Papierów Wartościowych i Giełd (SEC) oraz Radę Nadzoru Rachunkowości Spółek Publicznych (PCAOB).
Aby wesprzeć ten wysiłek i przestrzeganie wymogów zgodności z SOX, zarówno kierownictwo firmy, jak i audytorzy zewnętrzni muszą zrozumieć kompleksowe procesy transakcyjne, które mogą stanowić istotne ryzyko dla pełnej i dokładnej sprawozdawczości finansowej. Standardowym sposobem realizacji tego zadania w branży jest kontrola udokumentowanego schematu i opisu procesu biznesowego, a także przeprowadzenie przeglądu na żywo transakcji finansowej w celu oceny projektu i skuteczności procesów finansowych oraz powiązanych procesów IT.
Dla zespołu audytu wewnętrznego Zoom każdy rok wiąże się z oceną ponad 60 procesów, obejmujących ponad 100 spotkań z interesariuszami biznesowymi. W przeszłości wymagało to ręcznego sporządzania notatek na spotkaniach, konsolidacji notatek i ręcznego sporządzania dokumentacji.
Sporządzanie opisów i dokumentowanie procedur wykonywanych podczas spotkań przeglądowych zajmuje ogromną ilość czasu. W odpowiedzi nasz zespół ds. audytu wewnętrznego rozpoczął pracę nad znalezieniem najlepszego, najbardziej wydajnego sposobu na uzyskanie informacji od naszych wewnętrznych interesariuszy w łatwo przyswajalnym formacie, który rozumiemy i który audytorzy mogą wykorzystać do wspierania procesów zgodności z SOX.
Bazując na doświadczeniu naszego zespołu, przygotowanie, edycja, walidacja, przegląd i finalizacja szczegółowego opisu procesu może zająć od jednego do dwóch tygodni bez użycia asystenta AI Companion. Dzięki uproszczeniu pierwszego etapu tego procesu przy użyciu asystenta AI Companion nasz proces przekształcania transkrypcji w wersję roboczą opisu zajął naszemu zespołowi mniej niż pięć minut. Nadal konieczna jest ręczna edycja i walidacja przez zespół, ale początkowy wysiłek związany z przekształceniem notatek ze spotkania w użyteczną wersję roboczą dokumentu jest znacznie ograniczony. Oto jak zrobił to nasz zespół:
Powyższy proces został zaprojektowany w celu tworzenia, edytowania i utrzymywania opisów procesów biznesowych na potrzeby SOX, a także skrócenia czasu, jaki nasi interesariusze spędzają obecnie na opracowywaniu i korygowaniu wymaganej dokumentacji. Oszczędność czasu na tworzeniu opisu daje nam więcej czasu na doskonalenie wyników, a co ważniejsze, zmianę priorytetów czasowych, aby skupić się na ocenie i zarządzaniu obszarami podwyższonego ryzyka w sprawozdawczości finansowej.
Przekształć transkrypcję spotkania Zoom w przydatny dokument, który możesz edytować. Bezpośrednio w Zoom Canvas możesz poprosić AI Companion o wprowadzenie prostych zmian i przekształcenie treści.
Uważamy, że proces ten jest przydatny nie tylko w przypadku bardzo specyficznych zadań związanych ze zgodnością. Możesz użyć asystenta AI Companion, aby pomóc analizować transkrypcje spotkań Zoom za każdym razem, gdy ktoś ustnie wyjaśnia coś na spotkaniu Zoom i istnieje potrzeba udokumentowania tego, co opisuje. Pomyśl o zastosowaniu podczas tworzenia szczegółowych procedur desktopowych, dokumentowania dokumentów wymagań biznesowych (BRD) lub dokumentów procesów stanu przyszłego w ramach złożonych inicjatyw transformacji cyfrowej.
Oczywiście asystent AI Companion nie tworzy w pełni gotowych do recenzji opisów za jednym kliknięciem przycisku. Jak widać z powyższych kroków, nadal wymaga to od ludzi spotkania się w celu uzyskania wstępnej transkrypcji, korzystania z poleceń i ręcznej edycji pod koniec projektu.
Te pierwsze kroki jednak — transkrypcja spotkania, wyodrębnienie ważnych części i zebranie ich we właściwych ramach — zostały wykonane za pomocą asystenta AI Companion, dając naszym wewnętrznym zespołom więcej czasu i energii na sfinalizowanie krytycznego produktu. Po ustanowieniu tych procesów dla wspólnego przypadku użycia można je ukończyć w zaledwie pięć minut.
Our Internal Audit team estimated that after the above process is used, getting final edits, stakeholder alignment, and formal approvals could take up to an additional 4 to 20 hours across multiple teams over weeks. If we take a generous estimation, that’s a time savings of at least 80%, if not 90%. And because it all happens directly in Zoom Canvas, there’s no copying and pasting back and forth between an AI tool and your word processor. Zoom Canvas and AI Companion work together in a graceful cohesion that couldn’t be done before.
W końcu nie chodzi tu o usprawnienie pojedynczego procesu. Przykład ten pokazuje, że istnieje więcej niż jeden sposób na wykonanie zadania, a kiedy korzystasz z Zoom Workplace i asystenta AI Companion, będziesz mieć więcej opcji, aby skupić się na tych częściach pracy, które wymagają Twojej uwagi. Asystent AI Companion jest dołączony do płatnych usług przypisanych do kont Zoom bez dodatkowych kosztów, dlatego wyrównujemy szanse i sprawiamy, że te narzędzia oszczędzające czas są bardziej dostępne.
