По оценкам нашей команды внутреннего аудита, решения Zoom Canvas и Zoom Meetings, дополненные решением Zoom AI Companion, позволяют сэкономить до 80% времени на документирование бизнес-процессов.
Опубликовано: 9 сентября 2024 г.
Люди разделились на два лагеря: одни скептически настроены в отношении искусственного интеллекта (ИИ), а другие убеждены, что он существенно упростит нам жизнь. Для того чтобы помочь людям разобраться в том, как можно применять новые технологии в повседневных рабочих процессах, мы хотим показать, как используем AI Companion и получаем лучшие результаты в более короткие строки.
We want to walk you through one of our latest process changes by one of our own teams, where we estimate that we were able to reduce our work time by up to 80% by easily converting discussions from a Zoom Meeting to an actual deliverable with Zoom Canvas and AI Companion. While our use case example is one specific team with one specific task, there’s a clear opportunity for people to utilize transcripts and AI Companion to package all of the knowledge and information that happens in Zoom Meetings.
Наша команда внутреннего аудита работала над автоматизацией одной из самых трудоемких задач — составлением описаний процессов, дополняющих блок-схемы процессов. Это обязательная документация для внутренних и внешних аудиторов в соответствии с требованиями Закона Сарбейнза — Оксли (SOX). Для тех, кто не знаком с требованиями SOX, ниже представлено краткое описание.
Публичные компании США обязаны соблюдать Закон Сарбейнза — Оксли (Закон SOX), принятый в США в 2001 году. Он требует выполнения официальных указаний, определенных Комиссией по ценным бумагам и биржам США (SEC) и Советом по надзору за бухгалтерским учетом в публичных компаниях (PCAOB).
Чтобы поддержать эти усилия и обеспечить соблюдение требований SOX, руководство компании и внешние аудиторы должны получить представление о сквозных транзакционных процессах, которые могут представлять существенный риск для полноты и точности финансовой отчетности. Стандартный способ выполнения этой задачи, применяемый в отрасли, — анализ документированной блок-схемы бизнес-процессов и их описаний, а также проведение сквозной проверки финансовых транзакций в реальном времени для оценки структуры и эффективности финансовых и связанных с ними ИТ-процессов.
Команда внутреннего аудита Zoom ежегодно оценивает более 60 процессов, в рамках чего проводит с заинтересованными сторонами компании более 100 конференций, организуемых в целях сквозной проверки. Раньше для выполнения этой задачи приходилось вести протоколы конференций, сводить их воедино и составлять документацию вручную.
Составление описаний и документирование процедур, которые выполняются на конференциях, организуемых в целях сквозной проверки, занимает огромное количество времени. В ответ на это наша команда внутреннего аудита начала поиск лучшего и наиболее эффективного способа получения информации от наших внутренних заинтересованных сторон в удобном формате, который был бы нам понятен и который аудиторы могли бы использовать для поддержки процессов соблюдения требований SOX.
По опыту нашей команды, на составление, редактирование, проверку, анализ и окончательную доработку подробного описания процессов без использования AI Companion может уйти от одной до двух недель. Наша команда упростила первый этап этого процесса с помощью AI Companion и преобразовала расшифровку в черновик описания менее чем за пять минут. Для задачи по-прежнему требуется ручное редактирование и проверка со стороны команды, но изначальное преобразование протоколов конференций в удобный черновой документ занимает гораздо меньше времени. Ниже представлены инструкции от нашей команды.
Описанный выше процесс был разработан для создания, редактирования и хранения описаний бизнес-процессов в соответствии с требованиями SOX, а также для сокращения времени, которое наши заинтересованные стороны тратят на составление и пересмотр необходимой документации. Сэкономленное на составлении описаний время мы тратим на доработку результатов и, что более важно, уделяем приоритетное внимание оценке областей повышенного риска в финансовой отчетности и управлении ими.
Преобразуйте расшифровку конференции Zoom в документ и отредактируйте его в Zoom Canvas. Там же можно отправлять запросы для AI Companion.
Мы не думаем, что этот процесс полезен только для узкоспециализированных задач по соблюдению нормативно-правовых требований. AI Companion можно использовать для получения помощи в анализе расшифровок конференций Zoom. Это полезно в случаях, когда кто-то что-то объясняет на конференции Zoom устно и у вас впоследствии возникает желание задокументировать это объяснение. Используйте это приложение для составления подробных инструкций по выполнению рабочих задач, документов бизнес-требований, а также документов с описанием будущего состояния процессов в рамках комплексных инициатив по цифровым преобразованиям.
Конечно, AI Companion не может создавать полностью готовые для анализа описания в одно нажатие кнопки. Как видно из приведенных выше этапов, людям все равно необходимо провести конференцию, чтобы создать первоначальную расшифровку, использовать инженерию подсказок и выполнить редактирование вручную в конце проекта.
Однако первые этапы — транскрибирование конференции, выделение важных моментов и их объединение в соответствующей структуре — были выполнены с помощью AI Companion, и наши внутренние команды смогли уделить больше времени и энергии окончательной доработке крайне важных документов. После введения этих процессов в повседневную практику их можно выполнять всего за пять минут.
Our Internal Audit team estimated that after the above process is used, getting final edits, stakeholder alignment, and formal approvals could take up to an additional 4 to 20 hours across multiple teams over weeks. If we take a generous estimation, that’s a time savings of at least 80%, if not 90%. And because it all happens directly in Zoom Canvas, there’s no copying and pasting back and forth between an AI tool and your word processor. Zoom Canvas and AI Companion work together in a graceful cohesion that couldn’t be done before.
В заключение следует отметить, что речь идет об улучшении не только одного процесса. Суть в том, что выполнить задачу можно несколькими способами, и при использовании Zoom Workplace и AI Companion у вас появляется больше возможностей сосредоточиться на рабочих делах, требующих вашего внимания. Мы создаем равные условия для всех и делаем эти инструменты для экономии времени более доступными, предоставляя решение AI Companion в рамках платных услуг, назначенных учетным записям Zoom, без доплат.
